סודות מחדרי ישיבות
או:
איך מנהלים יכולים להרוויח 3 שעות בשבוע ולשפר איזון בית-עבודה
(התשובה בסוף)
-
בישיבת תכניות עבודה, מנהל מש"א הציג את תכנית פיתוח העובדים שכללה את א'.
החל שיח על א' שיש לו קשר עם ת' וכל מה שהם עשו מא' ועד ת' – וזה היה כל כך מעניין שעברה רבע שעה עד שחזרו לתכניות העבודה
התוצאה: חלק מהמנהלים לא הספיקו להציג את התכניות שלהם, ושלחו אותן במייל -
מנהלת השירות צריכה לתת מענה מהיר לבעיות שעולות בשטח. לכן בכל ישיבה היא יוצאת 2-3 פעמים לענות לשיחות דחופות
התוצאה: הפסד של מידע ושיח חשוב שנוגע לפעילות -
מנהלת IT בחברה גלובאלית, נותנת שירותים למספר יחידות מטה – כספים, משאבי אנוש ושירות. היא נדרשת להשתתף בישיבות ההנהלה של כל יחידה, ובנוסף בישיבת ה IT
התוצאה: השבוע מתחיל עם 10 שעות רק לישיבות הנהלה, לפני שהחלה את העבודה השוטפת.
חלק ניכר מהזמן בישיבות יש שיח בנושאים שאינם קשורים קשר ישיר לפעילות שלה -
בדיון שהתקיים בנושא צמצום עלויות חומרי גלם, חומר הרקע לא נשלח למשתתפים מראש
התוצאה: זמן הישיבה הוקדש לעבור על חומרי הרקע, הישיבה הסתיימה עם צורך בדיון נוסף -
דוח תכנון וביצוע תקציבי נשלח למנהלים אחת לחודש. המנכ"ל החליט שאין צורך בדיון בנושא, בטענה שמספיק שכל מנהל יעבור על החומר במייל. אבל המנהלים עמוסים, ומרביתם לא מתפנים לפתוח את המייל ובטח שלא לעיין בו בצורה מעמיקה
התוצאה: הארגון מחמיץ ראיה אינטגרטיבית, דיון וחשיבה משותפים -
בישיבת תעדוף פרוייקטים חוצים התקבלו החלטות, אבל לא הוגדר מי אחראי לכל החלטה, הישיבה לא סוכמה
התוצאה: כעבור רבעון היה קשה להיזכר מה הוחלט ומי היה אמור לעשות מה. רוב ההחלטות התמסמסו -
ישיבת אבן דרך לאיפיון מערכת עם ספק חיצוני. אף אחד לא שם לב שמנהל ה - IT עשה DECLINE
התוצאה: הספק הגיע, אבל אין טעם לקיים את הישיבה
סיפורים שכיחים מחדרי ישיבות
אחד השיקופים הגדולים ביותר לתרבות ארגונית של מצויינות , באה לידי ביטוי במערך הישיבות:
-
מהן שגרות העבודה והניהול - כמה ישיבות, מה מהות הישיבות, מי משתתף, באיזה תדירות
-
אופן ההתנהלות בישיבות - איך נערכים לישיבה, איך הישיבה מתנהלת
-
ככל שארגון גדל והמבנה שלו הופך מורכב יותר – היקף הישיבות גדל וזמן העבודה נטו קטן
-
בארגונים ועסקים קטנים – הדברים קורים על הדרך ולא תמיד מקדישים זמן לדיון , חשיבה וקבלת החלטות משותפת
האמת נמצאת באמצע – שגרות עבודה צריכות להביא ערך של שיתופיות וסינכרון, ומצד שני להיות אפקטיביות ולא מכבידות
-
לכל ישיבה מוגדר OWNER
-
לכל ישיבה מוגדר מי מרכז את האג'נדה ומכין את הישיבה
-
בריכוז הנושאים לדיון: בחינה האם יש ערך בנושא במתכונת של ישיבה? האם הנושא הוא לידיעה/דיון או לקבלת החלטה?
-
לאחר ריכוז האג'נדה, הגדרת לוחות זמנים לכל נושא, מי מוביל כל נושא
-
שליחת האג'נדה למשתתפים וחומרים רלוונטים לעיון מראש
-
אם יש גורם שרלוונטי רק לחלק מהישיבה – לזמן אותו לחלק הרלוונטי בלבד
-
ווידוא אישור השתתפות, פנייה למי שלא הגיב או דחה לברר למה
לפני הישיבה
כללי הזהב לישיבות אפקטיביות
מהלך הישיבה
-
מתחילים בזמן
-
מכבים טלפונים | מכניסים טלפונים לתיק או שמים אותם הפוך
-
התנהלות בהתאם לאגנדה וללו"ז שהוגדר
-
עבור נושאים להחלטה – לסכם את הנושא באמירת ההחלטה שהתקבלה (גם לא להחליט זה החלטה)
-
נושאים שלא הספיקו להתדיין בישיבה – יוגדר בסיכום הדיון כיצד הם יטופלו (כגון העברה לישיבה הבאה, המשך התנהלות במיילים וכדומה)
-
סיכום החלטות הישיבה
לאחר הישיבה
-
הפצת סיכום דיון למשתתפים בסמוך למועד הדיון, בציון משימות, גורם אחראי ותאריכי יעד
-
מעקב שוטף אחד ביצוע החלטות
-
שילוב מעקב אחר ביצוע החלטות באג'נדה של הישיבות הבאות
פשוט על הנייר,
מאתגר ליישם
איך מיישמים?
1. שיפור אופן העברת המסרים - ליווי והנחיית מנהלים איך להעביר מסרים בצורה קצרה וקולעת
-
קורס, ליווי פרטני, חלק מתכנית פיתוח אישית וכדומה
2. פיתוח מודעות - קמפיין פנים-ארגוני על אופן ניהול הישיבות
-
בלוחות המודעות, בפלטפורמות הדיגיטליות של העובדים והמנהלים, למדוד את הנושא בסקר ארגוני
3. לנהל את ההטמעה כפרויקט לכל דבר:
-
הגדרת תקופת הטמעה של תרבות חדשה לניהול והתנהלות ישיבות בארגון
-
הגדרת אחראי ברמת כלל החברה לנושא
-
ניטור ומדידה, לדוגמא: כמה ישיבות החלו בזמן
-
להקדיש 2 דקות בסיום כל ישיבה להערכה איכותית האם הישיבה עמדה בעקרונות
-
להציג בישיבות הנהלה ובפורטלים הארגוניים סטאטוס
4. STAND-UP MEETINGS - ישיבות קצרות בעמידה תופסות תאוצה.
-
זו מתכונת נהדרת להעברת מסרים ועדכונים בצורה ממוקדת
5. להיעזר בגורם חיצוני לאפיין את שגרות העבודה ולהטמיע את תרבות ארגונית מתאימה
איך התפנו 3 שעות בשבוע?
בהנחה שמנהל משתתף בממוצע ב 2-3 פגישות ו/או ישיבות ביום,
ובכל ישיבה יש 15 דקות של איחור/שיח חופשי/ חוסר אפקטיביות ---> הגענו לכ – 3 שעות בשבוע
זמן לצאת הביתה לספורט, ילדים, תחביבים, סדרה טובה
