top of page
Nurturing Growth

תהליך חידוש וצמיחה ארגוני באמצעות הכנת תיק יחידה

כמו אנשים, גם ארגונים זקוקים להתחדשות וצמיחה.

דרך מעולה להניע ולקדם תהליך כזה היא באמצעות הכנת תיק יחידה/ תיק ארגון.

וכמו בהרבה דברים, התוצאה חשובה , אבל הדרך חשובה לא פחות ...

והתהליך עצמו טומן בחובו תובנות, מחשבות, שינויים ושיפורים.

תיק ארגון מאגד בתוכו את התורה שבכתב של היחידה/ ארגון / חברה

מה זה תיק יחידה / תיק ארגון?

תיק יחידה כולל התייחסות לנושאים הבאים:

  1. מהות וייעוד הארגון / יחידה

  2. מבנה ארגוני

  3. תחומי אחריות ופעילות , גבולות גזרה של הפעילות

  4. הגדרות תפקיד / ניתוח עיסוקים

  5. תהליכי עבודה והוראות עבודה

  6. שגרות עבודה וניהול

  7. ממשקים (פנימיים וחיצוניים)

  8. מדדים

  9. מערכות וכלים בשימוש

  10. תקינת כ"א

  11. מודלי תגמול לתפקידים רלוונטיים

למה תיק יחידה / ארגון חשוב?

  • תיק ארגון הוא "ספר הפעלה" שתמיד ניתן לחזור אליו לברור ודיוק

  • בסיס לתהליכי שיפור והתייעלות

  • במקרים של חוסר בהירות / מתיחות/ חוסר הסכמה – אפשר לבדוק מה הוגדר

  • הגדרות התפקיד מהוות תשתית לפרופיל הגיוס בתהליכי הגיוס

  • כלי משמעותי בכניסה לתפקיד של בעלי תפקיד חדש

  • תשתית ראשונית לאפיוני מערכת וצרכים טכנולוגיים

  • בסיס לעדכונים והתאמות עתידיים

  • תהליך הכנת התיק מגלם בתוכו תהליך ארגוני של חידוש צמיחה והתפתחות

התועלות מעצם התהליך של הכנת תיק היחידה

  • מבחינה עסקית:

    • הזדמנות לחשיבה מחדש של מהות וייעוד היחידה, כיצד זה מתחבר לחזון העסקי של הארגון ולמיקודים

    • הזדמנות  לבחינה מחודשת של הלקוחות, הצרכים של הלקוחות, מגמות בשוק ותמונת מצב חיצונית

    • תיק יחידה הוא כלי תומך בתהליך התייעלות וצמצום עלויות, בתהליכי LEAN, הסמכה לתקן איכות וכדומה

    • הזדמנות לאיתור בעיות ארגוניות וטיפול בהן

  • בהיבט עובדים ומנהלים:

    • הזדמנות להעצמת ופיתוח עובדים - חלוקת משימות בהכנת התיק בין העובדים, רענון העובדים ממשימות שוטפות וחשיפה ליכולות

    • איתור התנגדויות ומוטיבציה נמוכה

    • תחושה של עשיה ארגונית משותפת, התחדשות ואכפתיות

  • לרוב, קיימים חומרים רלוונטים בארגון – חשוב לרכז את המידע והחומרים, ולהשתמש בם כבסיס לעבודה וחשיבה

  • יש המון חומרים נגישים ברשת, כמו הגדרות תפקיד, או תהליכי עבודה – כדאי מאוד לעשות סקירה של חומרים מעולם תוכן דומה ולהיעזר

  • לשתף כמה שיותר עובדים בתהליך – זה עוזר להציף סוגיות מזוויות שונות, לייצר חיבור ותשתית להטמעה מוצלחת

  • להכין טמפלט עליו כולם יעבדו

  • תהליך אפקטיבי של סבב הערות והתייחסויות – יכול להיות בהעברה ובקשת התייחסות, או במפגש בו יוצגו עיקרי הדברים (שמהווה למעשה התחלה על הטמעה)

  • תיק כתוב זה לא מספיק – חשוב להטמיע – להצביע על נושאים שאופיינו בתיק ולא מוטמעים כמו שצריך, להגדיר תוכנית הטמעה לנושאים אלו.

  • כדאי להיעזר בגורם מומחה בתחום, שמביא מתודות וכלי עבודה, ידע מארגונים אחרים, מנהל ומתווה את התהליך, מסייע בהכנת תיק מקצועי.

טיפים להכנת תיק יחידה/ ארגון

ענבל גלבר - ארגון ושיטות
תהליכי חידוש וצמיחה ארגוניים
bottom of page