


תהליך חידוש וצמיחה ארגוני באמצעות הכנת תיק יחידה
כמו אנשים, גם ארגונים זקוקים להתחדשות וצמיחה.
דרך מעולה להניע ולקדם תהליך כזה היא באמצעות הכנת תיק יחידה/ תיק ארגון.
וכמו בהרבה דברים, התוצאה חשובה , אבל הדרך חשובה לא פחות ...
והתהליך עצמו טומן בחובו תובנות, מחשבות, שינויים ושיפורים.
תיק ארגון מאגד בתוכו את התורה שבכתב של היחידה/ ארגון / חברה
מה זה תיק יחידה / תיק ארגון?
תיק יחידה כולל התייחסות לנושאים הבאים:
-
מהות וייעוד הארגון / יחידה
-
מבנה ארגוני
-
תחומי אחריות ופעילות , גבולות גזרה של הפעילות
-
הגדרות תפקיד / ניתוח עיסוקים
-
תהליכי עבודה והוראות עבודה
-
שגרות עבודה וניהול
-
ממשקים (פנימיים וחיצוניים)
-
מדדים
-
מערכות וכלים בשימוש
-
תקינת כ"א
-
מודלי תגמול לתפקידים רלוונטיים
למה תיק יחידה / ארגון חשוב?
-
תיק ארגון הוא "ספר הפעלה" שתמיד ניתן לחזור אליו לברור ודיוק
-
בסיס לתהליכי שיפור והתייעלות
-
במקרים של חוסר בהירות / מתיחות/ חוסר הסכמה – אפשר לבדוק מה הוגדר
-
הגדרות התפקיד מהוות תשתית לפרופיל הגיוס בתהליכי הגיוס
-
כלי משמעותי בכניסה לתפקיד של בעלי תפקיד חדש
-
תשתית ראשונית לאפיוני מערכת וצרכים טכנולוגיים
-
בסיס לעדכונים והתאמות עתידיים
-
תהליך הכנת התיק מגלם בתוכו תהליך ארגוני של חידוש צמיחה והתפתחות
התועלות מעצם התהליך של הכנת תיק היחידה
-
מבחינה עסקית:
-
הזדמנות לחשיבה מחדש של מהות וייעוד היחידה, כיצד זה מתחבר לחזון העסקי של הארגון ולמיקודים
-
הזדמנות לבחינה מחודשת של הלקוחות, הצרכים של הלקוחות, מגמות בשוק ותמונת מצב חיצונית
-
תיק יחידה הוא כלי תומך בתהליך התייעלות וצמצום עלויות, בתהליכי LEAN, הסמכה לתקן איכות וכדומה
-
הזדמנות לאיתור בעיות ארגוניות וטיפול בהן
-
-
בהיבט עובדים ומנהלים:
-
הזדמנות להעצמת ופיתוח עובדים - חלוקת משימות בהכנת התיק בין העובדים, רענון העובדים ממשימות שוטפות וחשיפה ליכולות
-
איתור התנגדויות ומוטיבציה נמוכה
-
תחושה של עשיה ארגונית משותפת, התחדשות ואכפתיות
-
-
לרוב, קיימים חומרים רלוונטים בארגון – חשוב לרכז את המידע והחומרים, ולהשתמש בם כבסיס לעבודה וחשיבה
-
יש המון חומרים נגישים ברשת, כמו הגדרות תפקיד, או תהליכי עבודה – כדאי מאוד לעשות סקירה של חומרים מעולם תוכן דומה ולהיעזר
-
לשתף כמה שיותר עובדים בתהליך – זה עוזר להציף סוגיות מזוויות שונות, לייצר חיבור ותשתית להטמעה מוצלחת
-
להכין טמפלט עליו כולם יעבדו
-
תהליך אפקטיבי של סבב הערות והתייחסויות – יכול להיות בהעברה ובקשת התייחסות, או במפגש בו יוצגו עיקרי הדברים (שמהווה למעשה התחלה על הטמעה)
-
תיק כתוב זה לא מספיק – חשוב להטמיע – להצביע על נושאים שאופיינו בתיק ולא מוטמעים כמו שצריך, להגדיר תוכנית הטמעה לנושאים אלו.
-
כדאי להיעזר בגורם מומחה בתחום, שמביא מתודות וכלי עבודה, ידע מארגונים אחרים, מנהל ומתווה את התהליך, מסייע בהכנת תיק מקצועי.